Petty Cash: Uang Kecil yang Perannya Gede di Bisnis Harian

Jakarta, studyinca.ac.id – Jadi ceritanya, suatu pagi di kantor kecil tempat saya magang, printer tiba-tiba ngadat. “Tinta habis!” kata Mas Roni dari tim admin. Semua orang kelabakan karena sore itu harus cetak invoice untuk klien.

Saya, yang saat itu masih anak baru, naif bertanya, “Yaudah beli aja, pake uang kantor.”
Mas Roni cuma senyum dan nyodorin amplop cokelat kecil.
“Ini petty cash. Ambil Rp150 ribu, tapi nanti bikin bukti pembelian ya.”

Hari itu, saya sadar: petty cash alias kas kecil adalah pahlawan operasional yang jarang disorot.

Bukan cuma untuk beli tinta, tapi juga untuk bayar parkir tamu, beli air galon, atau fotokopi berkas penting mendadak. Pendek kata, petty cash adalah pelumas harian di mesin besar bernama bisnis.

Pengertian Petty Cash: Bukan ‘Uang Saku’ Tapi Sistem Kas Harian Kantor

Apa Itu Petty Cash?

Petty cash (kas kecil) adalah sejumlah dana tunai yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran kecil, rutin, dan mendadak yang tidak praktis dibayar via transfer atau cek.

Ciri khasnya:

• Nominal kecil (biasanya di bawah Rp1 juta per transaksi)

• Dicatat dalam pembukuan

• Dipegang oleh orang tertentu (biasanya admin atau bendahara)

• Harus ada bukti transaksi (nota, struk, atau tanda terima)

Bukan Asal Ngambil

Meski terlihat simpel, pettycash bukan dana bebas pakai. Semua pengeluaran harus:

• Relevan dengan keperluan operasional kantor

• Bisa dipertanggungjawabkan

• Dilaporkan secara berkala (harian/mingguan/bulanan)

Kalau gak tertib? Bisa kacau. Uang tak jelas habis ke mana, dan lebih gawat lagi, sulit diaudit.

Fungsi Petty Cash: Kecil di Jumlah, Besar di Peran

1. Menangani Transaksi Kecil Cepat

Contoh nyata:

• Bayar transportasi ojol untuk kirim dokumen

• Beli ATK mendesak

• Biaya konsumsi rapat mendadak

• Reimburse uang parkir karyawan

Kalau semua itu harus diajukan ke bagian keuangan dulu, lalu menunggu persetujuan, lalu transfer? Bisa-bisa klien udah kabur duluan. Pettycash bikin semuanya jalan lebih gesit.

2. Mengurangi Beban Administratif

Transfer untuk pengeluaran kecil bikin kerjaan finance makin berat. Bayangin harus buat 100 voucher transfer hanya untuk pengeluaran di bawah Rp50 ribu? Petty cash menyederhanakan pencatatan dan efisiensi.

3. Menjaga Kegiatan Operasional Tetap Lancar

Seringkali, aktivitas operasional bergantung pada kelancaran dana kecil ini. Dari fotokopi dokumen legalitas sampai beli baterai remote presentasi, petty cash memastikan roda harian perusahaan tetap berputar.

Sistem Pengelolaan Petty Cash: Gak Bisa Asal Simpan di Laci

Ada dua sistem umum untuk mengelola petty cash. Dan masing-masing punya kelebihan.

1. Sistem Imprest (Tetap)

Sistem paling banyak dipakai.

Cara kerjanya:

• Petty cash ditetapkan jumlah tetap (misal: Rp2 juta)

• Pemegang pettycash membelanjakan sesuai kebutuhan

• Ketika dana hampir habis, ajukan pengisian ulang sebesar total pengeluaran

• Misal, sudah habis Rp1,5 juta → isi ulang Rp1,5 juta → saldo kembali ke Rp2 juta

Kelebihan: mudah diaudit, transparan, dan rapi.

Contoh Jurnal:

• Saat pertama kali diberikan:
  ➤ Debit: Petty Cash
  ➤ Kredit: Kas Besar / Bank

• Saat isi ulang:
  ➤ Debit: Beban-beban terkait (ATK, transport, dll)
  ➤ Kredit: Kas / Bank

2. Sistem Fluktuatif (Bervariasi)

Di sini, tidak ada jumlah tetap. Isi pettycash dilakukan sesuai kebutuhan real-time.

Kelebihan: fleksibel
Kekurangan: rawan pemborosan, sulit kontrol

Umumnya dipakai di usaha kecil atau warung keluarga.

Contoh Real Petty Cash dalam Kehidupan Kantoran

Bayangkan kamu bendahara kas kecil di sebuah startup:

Total Pengeluaran: Rp395.000
Sisa saldo kas kecil: Rp1.605.000
Saat isi ulang: ajukan penggantian sebesar Rp395.000 dengan bukti lengkap

Sederhana? Ya. Tapi kalau gak rapi? Bisa runyam.

Tips & Best Practice Mengelola Petty Cash Biar Gak Jadi Lubang Bocor

1. Tetapkan PIC (Penanggung Jawab) Jelas

Harus ada satu orang yang pegang penuh petty cash. Bukan uang rame-rame!

2. Wajib Ada Bukti Fisik atau Digital

Tanpa nota? Gak diganti. Gak dicatat. Itu prinsipnya.

3. Catat Harian

Pakai buku kas kecil, spreadsheet, atau aplikasi sederhana. Jangan nunggu seminggu baru rekap. Dijamin bakal lupa.

4. Simpan di Tempat Aman

Amplop di laci boleh. Tapi sebaiknya tetap ada sistem pengamanan. Gunakan brankas kecil atau laci berkunci.

5. Audit Bulanan

Minta divisi keuangan atau atasan mengecek petty cash setiap akhir bulan. Bukan untuk curiga, tapi untuk disiplin.

Petty Cash Mungkin Kecil, Tapi Dia yang Bikin Kantor Jalan Tanpa Macet

Petty cash itu ibarat pelumas di mesin organisasi. Nggak kelihatan, tapi krusial. Tanpanya, kantor bisa mandek untuk hal-hal kecil yang ternyata sangat penting.

Memahami dan mengelola pettycash bukan cuma soal akuntansi. Tapi soal ketertiban, tanggung jawab, dan kecepatan dalam mengambil keputusan operasional. Dan percayalah, kantor yang sehat biasanya punya sistem petty cash yang sehat juga.

Jadi, lain kali kamu ditugaskan megang kas kecil, jangan minder. Kamu bukan cuma bendahara amplop. Kamu penjaga jalur logistik harian.

Baca Juga Artikel dari: Belajar Hybird yang Bikin Kamu Makin Pintar!

Baca Juga Konten dengan Artikel Terkait Tentang: Pengetahuan